Le multitâche au travail : pourquoi il donne l’impression d’être efficace
- Jean-Jacques Yonnet
- il y a 14 heures
- 5 min de lecture
Répondre à un mail pendant une réunion, consulter une notification en travaillant sur un dossier ou passer rapidement d’une tâche à une autre : le multitâche s’est installé dans le quotidien de nombreux professionnels. Il est même parfois valorisé comme une qualité, comme si être capable de gérer plusieurs choses à la fois était nécessairement une preuve d’efficacité.
Pourtant, cette impression est trompeuse. Lorsque plusieurs tâches demandent réellement notre attention, notre cerveau ne les traite pas toutes simultanément. Il passe de l’une à l’autre, parfois très rapidement. Ces changements répétés peuvent finir par nous faire perdre du temps, mais aussi nuire à notre concentration et à la qualité de notre travail.
Sommaire
Sommes-nous réellement capables de faire plusieurs choses à la fois ?
Tout dépend évidemment des activités concernées. Il est parfaitement possible de marcher en discutant ou de répondre à un mail pendant qu’un fichier se télécharge. En revanche, lorsque deux tâches nécessitent de réfléchir, d’analyser ou de prendre une décision, les choses deviennent plus compliquées.
Dans ce cas, nous alternons généralement entre les tâches. Vous commencez par exemple à rédiger un document, puis vous interrompez votre réflexion pour répondre à un message avant de revenir à votre document. Les recherches en psychologie cognitive parlent de task switching, ou changement de tâche. Les travaux de Rubinstein, Meyer et Evans ont notamment montré que ces changements entraînent un coût cognitif, particulièrement lorsque les activités sont complexes.
C’est une nuance importante : le problème du multitâche n’est pas forcément de faire plusieurs choses dans une même période, mais de devoir déplacer continuellement son attention de l’une à l’autre.
Pourquoi le multitâche donne-t-il une impression d’efficacité ?
Le multitâche est séduisant parce qu’il donne une sensation immédiate d’activité. Une heure passée à répondre à des mails, traiter quelques demandes, prendre un appel et intervenir dans une conversation peut sembler particulièrement productive. À l’inverse, une heure consacrée à réfléchir à un dossier complexe produit parfois beaucoup moins de résultats visibles.
Nous avons alors tendance à confondre le nombre d’actions réalisées avec le travail réellement accompli. Une boîte mail presque vide ou plusieurs petites tâches cochées procurent une satisfaction immédiate, alors qu’un travail de fond avance souvent plus lentement.
C’est aussi ce qui explique pourquoi les petites tâches peuvent finir par occuper toute notre journée : faciles et rapides à accomplir, elles prennent progressivement la place des sujets qui demandent davantage de concentration.
C’est ainsi que l’on peut terminer une journée avec la sensation d’avoir été très occupé tout en ayant peu avancé sur les sujets qui comptaient réellement. L’activité est visible ; la dispersion l’est beaucoup moins.
Le coût caché des changements de tâche
Le principal problème apparaît lorsque ces changements deviennent permanents. Vous travaillez sur un dossier, consultez un mail, revenez au dossier, répondez à un collègue, reprenez votre réflexion puis décrochez votre téléphone. Chaque interruption peut sembler insignifiante, mais il faut ensuite retrouver le contexte de ce que l’on faisait.
Ce mécanisme est d’ailleurs au cœur des interruptions au travail, dont le coût ne se limite pas au temps passé à répondre à la sollicitation.
Ce coût est difficile à percevoir parce qu’il est réparti sur toute la journée. Ce ne sont pas nécessairement vingt minutes perdues d’un seul coup, mais une succession de petites remises en route. Les recherches menées par Gloria Mark et ses collègues sur les interruptions au travail ont également montré que nous pouvons compenser certaines interruptions en accélérant notre rythme, avec en contrepartie davantage de stress et de pression ressentie.
Cela explique en partie ces journées où l’on a beaucoup travaillé sans parvenir à identifier clairement ce que l’on a accompli. Le temps n’a pas disparu : il a été fragmenté.
Les conséquences sur la qualité du travail
Cette fragmentation ne joue pas uniquement sur le temps nécessaire pour terminer une tâche. Elle peut aussi affecter la qualité du travail, notamment lorsqu’il faut conserver plusieurs informations en tête ou suivre un raisonnement complexe.
Une interruption au mauvais moment peut suffire à perdre le fil d’une analyse, oublier une information ou reprendre un document sans retrouver immédiatement la logique suivie quelques minutes auparavant. Cela ne provoque pas systématiquement de grosses erreurs, mais peut entraîner une multitude de petites imprécisions et une concentration plus superficielle.
Toutes les activités ne sont donc pas concernées de la même manière. Plus une tâche demande de réflexion, de créativité ou de prise de décision, plus il devient utile de pouvoir lui consacrer une période relativement continue.
Comment limiter le multitâche au quotidien ?
Supprimer toutes les interruptions serait irréaliste dans la plupart des environnements professionnels. En revanche, il est possible d’éviter d’en créer inutilement. Consulter sa messagerie à intervalles réguliers plutôt qu’à chaque notification, regrouper certaines petites tâches ou couper temporairement les sollicitations lorsqu’un dossier demande de la concentration sont déjà des moyens simples de réduire les changements de contexte.
L’idée n’est pas d’organiser chaque minute de sa journée ni de travailler constamment dans une bulle. Il s’agit surtout de distinguer les moments où la disponibilité est nécessaire de ceux où la concentration doit être protégée. Savoir organiser ces différents temps fait d’ailleurs partie des principes essentiels pour mieux gérer son temps au travail.
On retrouve ici un principe assez simple de gestion du temps : ce n’est pas uniquement la quantité de temps disponible qui compte, mais la manière dont nous l’utilisons.
Multitâche et gestion du temps : prendre du recul sur ses habitudes
Le multitâche est intéressant parce qu’il montre à quel point notre perception du temps peut être différente de son utilisation réelle. Une journée très remplie peut donner l’impression d’être efficace alors qu’une partie importante de notre énergie a été consacrée à passer d’un sujet à l’autre.
Avant de chercher de nouvelles méthodes pour gagner du temps, il peut donc être utile d’observer simplement son fonctionnement : à quelle fréquence suis-je interrompu ? Combien de tâches ai-je ouvertes en même temps ? Quelles sollicitations nécessitent réellement une réponse immédiate ?
Cette prise de recul rejoint directement la logique de la Fresque des XIII lois du Temps, qui permet d’interroger nos habitudes et nos automatismes plutôt que de chercher uniquement à remplir davantage nos journées.
Le multitâche en est un bon exemple : nous pouvons avoir l’impression de gagner du temps alors que nous sommes surtout en train de le morceler.
Le conseil de votre Formateur / Coach 💬
💡Conseil pratique
Pendant une journée, essayez simplement de repérer chaque fois que vous quittez une tâche avant de l’avoir terminée : notification, mail, appel, demande d’un collègue ou simple envie de vérifier autre chose. L’objectif n’est pas de supprimer toutes les interruptions, mais d’identifier celles qui pourraient attendre. Vous verrez rapidement à quel point certains moments de travail sont fragmentés.
💡Le saviez-vous ?
Le multitâche est souvent en réalité une alternance rapide entre plusieurs tâches. Lorsque deux activités demandent de l’attention, le cerveau doit se réadapter à chaque changement. Ce phénomène, appelé task switching, entraîne un coût cognitif qui augmente notamment lorsque les tâches deviennent plus complexes.
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