Comment gérer son temps au travail pour être plus efficace ?
- Jean-Jacques Yonnet
- il y a 2 jours
- 5 min de lecture
Il y a des journées où l’on n’arrête pas une minute et où, pourtant, l’essentiel reste à faire. Une réunion qui déborde, quelques demandes imprévues, des mails à traiter… et le dossier important prévu le matin finit par être repoussé au lendemain.
Ce n’est pas toujours un problème d’organisation. Nos journées sont aussi faites d’interruptions, de changements de priorité et d’habitudes qui nous font parfois perdre du temps sans même nous en rendre compte.
Alors, comment mieux gérer son temps au travail sans passer ses journées à courir après ?
Sommaire
Pourquoi avons-nous le sentiment de manquer de temps ?
Face à une journée trop chargée, le premier réflexe est souvent de vouloir mieux s’organiser : refaire sa to-do list, réorganiser son agenda ou tester un nouvel outil.
Ces solutions peuvent aider, mais elles ne règlent pas toujours le véritable problème. Une journée parfaitement organisée peut être bouleversée en quelques heures par une réunion trop longue, un appel urgent ou plusieurs sollicitations imprévues.
À cela s’ajoutent nos propres habitudes : commencer par les tâches les plus simples, consulter régulièrement ses messages, repousser un dossier complexe ou vouloir trop bien faire.
Avant de chercher à gagner du temps, il faut donc commencer par comprendre où il se perd réellement.
Les interruptions qui fragmentent nos journées
Un collègue pose une question, un mail arrive, le téléphone sonne. Chaque interruption ne représente parfois que quelques minutes, mais leur accumulation finit par peser lourd.
Le véritable problème est aussi de devoir retrouver sa concentration à chaque fois. C’est ce que décrit la loi de Carlsson : un travail réalisé en continu demande généralement moins de temps qu’un travail régulièrement interrompu.
Il n’est pas question de devenir indisponible. Mais réserver certains créneaux sans notifications, regrouper le traitement des mails ou protéger une heure consacrée à un dossier important peut déjà faire une vraie différence.
Quand l’urgent prend la place de l’important
Répondre à quelques mails, valider un document ou régler une petite demande donne rapidement le sentiment d’avancer. Pendant ce temps, les dossiers plus importants, mais aussi plus exigeants, peuvent attendre.
Nous avons naturellement tendance à nous tourner vers certaines tâches plus faciles ou agréables. La loi de Laborit permet notamment d’expliquer ce comportement.
Une bonne manière de limiter ce phénomène consiste à identifier une ou deux priorités réelles pour la journée. Non pas tout ce qu’il faudrait faire, mais ce qui doit vraiment avoir avancé ce soir.
Pourquoi nos plannings débordent
Sur le papier, tout tient parfaitement dans l’agenda. Dans la réalité, il suffit qu’un rendez-vous dure vingt minutes de plus ou qu’un imprévu apparaisse pour décaler le reste de la journée.
Nous avons notamment tendance à sous-estimer le temps nécessaire à certaines tâches. C’est l’un des phénomènes décrits par la loi de Hofstadter.
Remplir son agenda à 100 % laisse donc très peu de place à la réalité du travail. Prévoir quelques marges permet d’absorber les imprévus sans devoir systématiquement repousser ce qui était prévu. Cette accumulation d’urgences et cette sensation de toujours courir après le temps peuvent aussi devenir une véritable source de stress au travail.
Ces tâches qui prennent trop de temps
À l’inverse, certaines tâches prennent plus de temps simplement parce qu’on leur en laisse trop. Une présentation prévue pour l’après-midi peut facilement occuper tout l’après-midi entre les corrections, la mise en page et les dernières améliorations.
C’est le principe de la loi de Parkinson : le travail a tendance à s’étendre en fonction du temps disponible.
Fixer une durée avant de commencer permet de poser une limite. Cela aide notamment à éviter de consacrer une heure supplémentaire à des détails qui auront finalement très peu d’impact.
Savoir protéger son temps
« Tu peux regarder ça rapidement ? »
La demande paraît anodine, alors on accepte. Puis une deuxième arrive, puis une troisième. Individuellement, elles ne représentent pas grand-chose ; ensemble, elles peuvent complètement modifier le programme de la journée.
Gérer son temps implique donc aussi de savoir arbitrer. Une demande doit-elle vraiment être traitée immédiatement ? Peut-elle attendre ? Peut-elle être confiée à quelqu’un d’autre ? Et lorsque refuser une sollicitation devient difficile, il peut être utile de comprendre pourquoi nous avons parfois tant de mal à dire non au travail.
Cette question est particulièrement importante lorsqu’on a du mal à dire non au travail. On peut avoir le meilleur agenda du monde : s’il continue à se remplir au gré des demandes des autres, il sera difficile de tenir ses propres priorités.
Le poids des réunions dans nos journées
Les réunions sont un bon exemple de temps qui peut rapidement nous échapper. Elles interrompent le travail en cours, débordent parfois et génèrent souvent de nouvelles tâches.
Leur efficacité dépend beaucoup de leur préparation. Un ordre du jour précis aide à cadrer les échanges, tandis qu’un compte rendu de réunion efficace permet de conserver les décisions et les responsabilités sans y consacrer inutilement du temps.
Une réunion bien préparée peut ainsi faire gagner du temps à toute une équipe. Une réunion mal cadrée peut, au contraire, finir par en provoquer une autre.
Identifier ses propres voleurs de temps
Interruptions, réunions, perfectionnisme, procrastination, difficultés à déléguer ou à dire non… les sources de perte de temps sont nombreuses.
Mais elles ne sont surtout pas les mêmes pour tout le monde.
Une personne constamment interrompue n’a pas besoin des mêmes solutions qu’une personne qui surcharge elle-même son agenda. Et un nouvel outil de planification sera peu utile si le véritable problème est la difficulté à définir ses priorités.
C’est pourquoi mieux gérer son temps commence souvent par l’observation de
ses propres habitudes.
La Fresque des XIII lois du Temps : comprendre pour mieux agir
C’est justement le principe de la Fresque des XIII lois du Temps : partir des situations vécues plutôt que proposer une méthode d’organisation identique à tout le monde.
Les XIII lois permettent de mettre des mots sur certains mécanismes du quotidien : les interruptions avec Carlsson, les tâches qui s’étendent avec Parkinson, la priorisation avec Pareto ou encore notre attirance pour les tâches les plus faciles avec Laborit.
Mais la démarche ne s’arrête pas aux lois. Les participants identifient également leurs voleurs de temps internes et externes, puis explorent les freins, les besoins et les habitudes qui peuvent expliquer certaines situations.
Car savoir qu’il faudrait déléguer ne suffit pas toujours à déléguer. De la même manière, savoir qu’il faudrait dire non ne rend pas nécessairement le refus plus facile.
La Fresque permet ainsi de comprendre ce qui fait perdre du temps à chacun, puis d’identifier les outils et les changements les plus adaptés à sa situation.
L’objectif n’est pas de repartir avec une nouvelle méthode à appliquer à la lettre, mais avec des pistes concrètes et un plan d’action applicable dans son quotidien professionnel.
Mieux gérer son temps ne signifie finalement pas remplir davantage ses journées. Il s’agit surtout de reprendre la main sur la manière dont on choisit de les utiliser.
Le conseil de votre Formateur / Coach 💬
💡Conseil pratique
Pendant une semaine, repérez les moments où votre planning dérape : interruption, imprévu, réunion qui s’éternise, tâche repoussée… Vous identifierez rapidement les situations qui reviennent le plus souvent. C’est sur elles qu’il sera le plus utile d’agir en priorité.
💡Le saviez-vous ?
Les « voleurs de temps » ne sont pas les mêmes pour tout le monde. Certains viennent de notre environnement, comme les interruptions ou les réunions, d’autres de nos habitudes, comme le perfectionnisme ou la difficulté à dire non. Mieux gérer son temps commence donc par identifier les siens.
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